Popis programu pro řízení dokumentů

Program Řízení dokumentů eviduje schválené řídící dokumenty v rámci firmy. S jednotlivými dokumenty umožňuje provádět změnové řízení podle vystavených požadavků. Na základě seznamu osob, které spravují jednotlivé dokumenty probíhá zpracování požadavků na změny a jejich další evidence v archivu změn a případně v archivu vyřazených dokumentů. Ze zpracovaných požadavků lze tisknout přehledy podle časových úseků nebo pracovišť.

Ve volbě "Nastavení programu" lze každé osobě zadané jako správce v seznamu správců přidělit heslo, které bude používat při vstupu do Záznamů o provedených změnách.

Pro evidenci dokumentů je potřeba udržovat řadu číselníků, které charakterizují jednotlivé dokumenty.

Jsou to:

1. Druhy dokumentů - každému dokumentu lze přidělit druh

2. Správci dokumentů - každý dokument zpracovává osoba označená jako zprávce. V případě požadavku na změnu dokumentu je správce zodpovědný za jeho vyřízení

3. Seznam pracovišť - každému dokumentu lze přiřadit seznam pracovišť, na kterých se používá

vidence dokumentů umožňuje každému dokumentu vyplnit: Evidenční číslo, název dokumentu, přiřadit druh dokumentu ze seznamu druhů, přiřadit správce dokumentu ze seznamu správců, přiřadit osobu, která dokument schválila, vyplnit datum vydání dokumentu, četnost revizí dokumentu a datum poslední revize. U každého dokumentu je možno vyplnit rozsáhlou poznámku.

Požadavky na změny dokumentů lze vyplnit do formuláře v seznamu požadavků. Při zadání volby přidat řádek (založit nový požadavek) je uživatel vyzván k výběru dokumentu ze seznamu dokumentů. Do nově vzniklého požadavku se zadá datum vzniku požadavku (program nabídne dnešní datum), termín vyřízení požadavku, jméno osoby, která požadavek zadává. Je možno zaškrtnout údaj zrušit (tím je požadováno zrušení dokumentu) a vyplnit údaj text požadavku.

V případě, že text požadavku je rozsáhlejší, je možné otevřít pro zadání požadavku okno volbou "Text požadavku". Tetx zadaný v okně se uloží pouze po stisku tlačítka OK.

Po  převzetí požadavku správcem dokumentu se v požadavku automaticky vyplní údaj převzato. Po vyřízení požadavku, je požadavek z tohoto seznamu vymazán a přesunut do archivu.

 Revize dokumentů. V okně revize dokumentů je seznam všech dokumentů s podřízeným seznamem revizí. V záhlaví seznamu revizí je uvedeno datum poslední revize, četnost revizí a datum kdy nejpozději by měla být revize provedena. Do podřízeného seznamu revizí je možno zadávat k vybranému dokumentu jednotlivé revize a vyplnit datum revize a text s výsledkem revize. Z vyplněné revize lze vygenerovat požadavek na změnu daného dokumentu.

Záznam o provedení požadované změny:

Při vstupu do této volby je uživatel vyzván k zadání vstupního hesla, kterým  se identifikuje jako jeden ze správců dokumentů. Při vstupu je dále uživatel případně dotázán na převzetí nových požadavků, které byly na dokumentech v jeho správě pořízeny. V případě potvrzení bude těmto požadavkům přiděleno aktuální datum převzetí požadavku. V seznamu požadavků se objeví pouze požadavky na změny dokumentů přihlášeného správce.

Požadavek je vyřízen vyplněním datumu provedení změny, případně datutu distribuce upraveného dokumentu. Dále musí být povinně vyplněn popis provedené změny. Volbou "Přesunout do archivu" se vyřízené požadavky zapíší do archivu změn a zmizí ze seznamu požadavků. Byl-li součástí některého požadavku i požadavek na zrušení dokumentu, bude současně příslušný dokument vymazán ze seznamu dokumentů a zapsán do archivu dokumentů.

Přehled hlavních oken programu